Yhteistyö verkossa

Oppimistavoitteet

• Vertailemme perinteisiä ohjelmistojamme verkossa toimiviin ohjelmistoihin
• Opimme katsomaan verkkoa työtilana, nimenomaan yhteisöllisenä sellaisena

• Tutustumme varjo-it -käsitteeseen

Saatteeksi

MS Office – tuo toimistotyöläisen verraton apu ja ikuinen piinaaja! Kun lisätään tähän vielä selain, sähköposti ja ryhmäkalenteri, ollaan luultavasti siinä kokoonpanossa jolla suurin osa tämän päivän tietotyöstä tehdään, organisaatiosta ja maasta riippumatta. Tähän päälle tulevat luonnollisesti vielä kunkin alan erityisohjelmistot, kuten meidän tapauksessamme kirjastojärjestelmät.

Tuttujen toimisto-ohjelmien juuret ovat ajassa, jolloin verkotettu tietokone oli harvinaisuus ja dokumentti oli yhtä kuin paperinippu. Verkottomana aikana dokumentti kirjoitettiin itsekseen, se tulostettiin, vietiin kommentoitavaksi, korjattiin, tulostettiin uudelleen ja lopulta arkistoitiin jonnekin jotain tarkoitusta varten – samaan tapaan, kuin tehtiin kirjoituskoneiden aikakaudella.

Ja näin me teemme edelleen! Kommentoitavat dokumentit kiertävät nykyään useimmiten sähköpostilla, mutta muutoin työskentely sujuu samaan tapaan kuin aikana, jolloin pöydällä oli Dellin sijaan Remington. Yksi syy tähän lienee se, etteivät tutut toimisto-ohjelmistot taivu kovin hyvin verkkovälitteiseen ryhmätyöskentelyyn, vaikka esimerkiksi Wordiin onkin hiljalleen lisätty muun muassa kommentointia ja tekstin versioiden hallintaa helpottavia ominaisuuksia. Käytössä näitä ominaisuuksia näkee kuitenkin kovin harvoin.

Tätä ongelmaa on koitettu korjata rakentamalla intranettejä, joiden dokumenttienhallinta- ja työryhmäominaisuuksien on toivottu helpottavan yhdessä työskentelyä ja tiedon jakamista. Ajatus on hyvä, mutta toteutuksessa on usein parantamisen varaa – yhden ongelman ratkaisu onkin uusien ongelmien alku.

Työt on kuitenkin tehtävä, temppuili IT-infra tai ei. Tyytymättömyys virallisiin, mutta huonosti toimiviin työvälineisiin on synnyttänyt ilmiön, jota kutsutaan nimellä varjo-it. Kun viralliset työkalut eivät toimi tai parannukset ovat juuttuneet loputtomaan palaveeramisen ja suunnittelun suohon, uusia työkaluja on alettu tuomaan käyttöön keittiön kautta, jotta työt saadaan tehdyksi. Sekään ei liene aivan harvinainaista, että epävirallisia tietä käyttöön otettu työkalu saa lopulta IT-osaston siunauksen ja tulee tukipalvelujen ja lisensoinnin piiriin. On tyypillistä, että ilmaistyökaluista on tarjolla paremmin laajaan organisaatiokäyttöön sopiva maksullinen versio.

Sensitiivisten tietojen käsittelyyn epäviralliset työkalut eivät sovi — kuka vastaa, jos tiedot vuotavat ulkopuolelle? Toisaalta loppujen lopuksi sellaista tietoa, joka todella vaatii tarkkaa varjelua, on varsin vähän. Etenkin kirjaston kaltaisessa julkishallinnon organisaatiossa, jossa ei ole yrityssalaisuuksia vaan päinvastoin laki velvoittaa avoimeen virkamiestoimintaan. Edellisessä tehtävässähän me tutkailimme yhdysvaltalaisen kirjaston wiki-intraa, jossa oleva tieto on käytännössä hyödyksi vain kirjaston henkilökunnalle, mutta jonka avoimuudesta ei kuitenkaan ole haittaa ja siksi sisältö on kaikkien selailtavissa.

Mitä varjo-it sitten käytännössä on? Jo aiemmin tutuksi tulleet Mese, RSS-lukijat, Deli ja wikit lienevat tyypillisimpiä epävirallisen IT-infran osia, kuten myöskin toisen kurssitapaamisen ajankohdan etsimisessä käytetty Doodle. Myös Officelle on käytössä vaihtoehtoja, kuten Google Docs ja Zoho jotka taipuvat esikuvaansa paremmin verkkovälitteiseen ryhmätyöskentelyyn. Nopeatempoiseen ideointiin ja aivoriiheilyyn taas miellekarttaohjelma Mindmeister tai itsenäisyyspäivän kurssichatissa kokeiltu Etherpad ovat omiaan. Näitä ohjelmia kannattaa tutkailla kaikessa rauhassa sopivan tilaisuuden tai tarpeen tullen. Kannattaa vilkaista ainakin Mindmeisteristä löytyvää huikeaa miellekarttaa miellekartoista :) Tämän viikon tehtävissä jatkamme kuitenkin wikien parissa.

Tiedon jakamisen lisäksi wikiä voi käyttää tekstinkäsittelyn tapaan. Erityisen hyvin se sopii tähän käyttöön, jos tekstiä on kirjoittamassa useampi henkilö — kuten työryhmä. Tällöin työryhmän jäsenet kirjoittavat tekstiä wikissä, sen sijaan että he tukkisivat toistensa sähköpostit Word-liitetiedostoilla, joiden ajantasaisena pitäminen hukkaa työaikaa ja on turhauttavaa. Kukapa ei olisi jossain vaiheessa elämäänsä joutunut sompailemaan kömpelön “Liitteenä uusin versio, kommentoikaa” -sähköpostivaihdon kanssa, jonka osapuolet ovat yleensä tasapuolisesti yhtä ulkona siitä, missä viestissä onkaan se uusin ja kaikki muutokset sisältävä Word-tiedoston versio.
‘Tekstinkäsittelywikin’ voi aivan hyvin sulkea ulkopuolisilta, jolloin siihen voi olla helpompi suhtauta tekstin muokkaamisen työkaluna, jossa kirjoitetun tekstin ei suinkaan tarvitse olla valmista ja punnittua puhetta. Wikipedian artikkeleiden huoliteltu kieli ja ulkoasu antaa wikityöskentelystä liian siloitellun kuvan :)

Tehtävät

Luo sivu kurssin wikiin

Kurssillemme on perustettu oma, kaikille avoin wiki, joka sijaitsee Wikispaces-palvelussa osoitteessa 23asiaa.wikispaces.com. Tarkoituksena on, että kukin luomme kurssiwikiin oman, henkilökohtaisen profiilisivun valmiiksi tehdyn sivupohjan ohjaamana. Tässä sovellamme aiemmin esiteltyjä wikisuunnittelumalleja – tarkemmin sanottuna Scaffold ja MySpace -nimisiä suunnittelumalleja. Tämän tehtävän tekeminen ei kuitenkaan vaadi näiden suunnittelumallien tuntemista. Huomaa, ettei profiilissa tarvitse paljastaa omaa nimeä — joten jos olet bloggaillut ja esiintynyt tähän asti nimimerkin suojista, todellinen identiteettisi pysyy edelleen salassa.

Anne Rongaksen hienot video-ohjeet opastavat wikityöskentelyn alkuun. Opetusvideoita on kokonaista kymmenen kappaletta, mutta selviydyt tästä tehtävästä kunhan katsot videot:

• Kirjoita wikiin

• Lisää kuva wikiin

Lisää Annen tekemiä opetusvideoita löydät Sosiaalinen media opetuksessa -wikistä

Videot katsottuasi mene kurssiwikiin ja luo itsellesi oma profiili http://23asiaa.wikispaces.com/Sivupohjat -sivulle linkitetyn Profiilisivu -sivupohjan avulla. Voit katsoa esimerkkeinä Matin ja Macen profiilit.
Voit käyttää profiilisi kuvana mitä tahansa kuvaa, johon sinulla on käyttöoikeudet. Sen ei tarvitse olla omakuva, kuten meillä on.

Saat luotua profiilisi oikeaan paikkaan, kun menet aluksi Kurssilaiset ja luot linkin uudelle sivulle (tulevaan profiiliisi), kuten Annen video-ohjeissa neuvotaan. Jos haluat kokeilla aluksi wikin muotoilua jossain muualla, voit mennä kurssiwikin Hiekkalaatikolle , jossa saa kokeilla mielin määrin erilaisia muotoiluasetuksia. Älä pelkää tehdä wikiin muutoksia, kaikista sivuista tallentuu muutoshistoria, jonka avulla mikä tahansa muutos on peruttavissa. Katso esimerkiksi Hiekkalaatikon muutoshistoria .

Osallistu kurssitapaamisen suunnitteluun

Tällä kurssilla on 13.11.2009 järjestetyn lisäksi vielä toinen tapaaminen, näillä näkymin tammikuun loppupuolella. Kurssiwikiin on perustettu sivu, jossa päivän sisältöä rakennellaan. Käy kirjoittamassa sinne mitä haluaisit tuolloin käsiteltävän ja poista ja muokkaa asioita joista olet eri mieltä. Olisiko sinulla itselläsi jotain annettavaa kurssitovereidesi toiveisiin? Mikä olisi päivälle hyvä rakenne?

• ‹ edellinen
• 20 of 23
• seuraava ›